嘉兴学院文件

嘉院发〔2013〕8号

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关于印发《嘉兴学院合同管理办法》的通知

学校各部门、直属各单位：

《嘉兴学院合同管理办法》已经2013年第10次校长办公会议审定，现予印发，自发布之日起施行。原《嘉兴学院合同管理暂行办法》（嘉院发〔2008〕11号）同时废止。

嘉兴学院

2013年9月2日

嘉兴学院合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强合同管理，规范学校对外签订合同的行为，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规的规定，结合《嘉兴学院采购与招标管理办法》，特制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指学校或学校授权的部门（单位）以学校的名义与自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同。

第三条 学校根据业务类型对合同进行分类，授权相关职能部门（单位）负责对合同进行归口管理。

（一）不涉及政府、社会代理机构以及学校集中采购与招标的业务性合同，原则上由学校授权相关职能部门（单位）依所分管工作职责负责归口管理。

1.教务处负责校级实习基地建设、各类教学建设项目合同的管理；

2.科技处负责纵向科研项目以及承担的技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询等横向科研项目合同的管理，负责联合培养研究生办学合同的管理；

3.人事处负责学校人事合同、劳动合同的管理；

4.计划财务处负责融资合同的管理；

5.学生工作处负责学生接受社会资助及捐赠合同、定向招生合同的管理；

6.外事处负责涉外合同的管理；

7.图书馆负责文献信息服务及相关捐赠物合同的管理；

8.成人教育学院负责成人学历教育、各类非学历教育、成人教育合作办学合同的管理；

9.校长办公室负责学校综合性合同的管理；

10.对于管理上有交叉的业务性合同和前款中未明确归口管理部门的合同，由校长办公室确定归口管理部门。

（二）政府、社会代理机构以及学校集中采购与招标项目的合同，学校按有关部门（单位）业务范围授权进行归口管理。

1.公共事务管理处负责房屋及建筑物修缮、环境改造、各类用房装修等工程合同，空调、家具等货物和服务合同的管理；

2.实验室与设备管理处负责电子（电气）设备、实验室建设项目设备和服务合同的管理；

3.基建处负责新建、扩建、改建等建设工程的勘察、设计、工程咨询、工程招标代理、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理；

4.网络管理中心负责校园网建设和维护、全校共享软件的购置合同的管理；

5.审计处负责工程项目（新建、扩建、维修）的委托审计合同的管理；

6.教务处负责教材采购合同的管理；

7.图书馆负责文献信息服务及文物资源采购合同的管理；

8.工会负责教职工意外伤害险合同、教职工福利品采购合同的管理；

9.学生工作处负责学生保险合同的管理；

10.保卫处负责学校消防器材及校园监控系统等采购合同的管理；

11.学生服装、床上用品等涉及学生的采购合同，由资产经营公司归口管理；

12.采购项目经费由相关职能部门开支且未列入上述归口管理部门范围内的合同，由经费开支部门对合同进行归口管理；

13.采购项目经费由相关使用部门（单位）或课题组开支且未列入上述归口管理部门范围内的合同，由校物资设备采购中心归口管理。

第四条 学校成立合同审查小组，成员由监察处、学校办公室、计划财务处、物资设备采购中心、相应合同的归口管理部门（单位） 人员和学校法律顾问组成，监察处处长任审查小组组长。合同审查小组具有以下职责：（一）对合同标的额100万元及以上的重大项目的标书和合同进行会审；（二）校内标准合同范本的审定；（三）必要时对产生纠纷的合同组织审查，并给出审查报告和处理意见书；（四）对合同进行抽查或会审以评估合同质量。

第五条 学校聘请的常年法律顾问，协助学校起草、修改、审查合同，参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

第二章 合同的审核

第六条 学校对外签订合同时，由合同归口管理部门（单位）起草或指导使用部门（单位）起草合同文本。归口管理部门（单位）对所签合同的真实性、合法性、可行性负责，在签订之前必须对下列事项进行严格审核：

（一）组成由具有相关专业知识人员参与的项目工作小组，对已立项的项目进行可行性论证，对合同条款进行把关。

（二）审查合同对方的主体资格及资信状况，具体包括：

1.合同对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等，重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况；

2.合同对方的履约能力和资信情况；

3.合同对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书；

4.必要时要求合同对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。

（三）审查合同基本条款的完备情况，包括合同对方当事人的名称或姓名和住所、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、合同变更和解除、违约责任以及合同的仲裁或诉讼条款等。

（四）审查合同的内容是否与招投标或谈判内容一致，是否符合学校规定。

（五）审查是否具有相应的学校经费支出预算。

第七条 在会签过程中，相关部门和工作人员不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时，可以向学校合同审查小组提出会审申请。合同审查小组应在5个工作日内完成会审。

第三章 合同的审批

第八条 合同标的额在30万元以下（新建、维修、改造项目合同标的额在10万元以下）的合同，在项目使用部门（单位）负责人审核后，由合同归口管理部门（单位）负责人审批；合同标的额在30万元以上的（新建、维修、改造项目合同标的额在10万元以上）的合同，在项目使用部门（单位）、合同归口管理部门（单位）、计划财务处、监察处负责人审核后，由分管校领导审批；合同标的额在100万元以上的合同，在上述部门和领导审核后，由校长审批（由校长审批的合同应附有合同审查小组签署的意见），校长不在，由分管校领导依校长授权书代理审批。

第九条 科技类合同(不含学校委托项目)和其他非经济类合同，校长授权合同归口管理部门（单位）负责人审批或以各合同归口管理部门（单位）根据自身业务特点制定的合同管理实施细则执行。

第四章 合同的签订

第十条 学校签订合同，应当遵守国家法律、法规，符合本办法的规定，维护学校的利益。

第十一条 校长代表学校与具有相应民事权利能力和民事行为能力的自然人、法人签订合同。合同标的额在50万元以下的合同，校长授权合同归口管理部门（单位）负责人代理签订；合同标的额在50万元以上的合同，校长授权分管校领导代理签订；合同标的额100万元以上的合同须经学校合同审查小组审查通过后由校长签订，校长不在，由分管校领导依校长授权书代理签订。

第十二条 合同的订立除即时清结的以外，均采用书面形式。采用信件、数据电文等形式订立合同的，就合同条款达成协议的，应当在合同成立前签订确认书，签订确认书时合同成立。

第十三条 签订的合同有国家标准合同文本的，采用国家标准合同文本。没有国家标准合同文本的，相应的合同归口管理部门（单位）可以拟订学校标准合同文本，送合同审查小组审定。

第十四条 学校签订的合同，在加盖学校公章或者合同专用章时，必须有学校法定代表人签名（或签名章）或者经法定代表人授权的代表签名。学校公章或者合同专用章，由校长办公室集中管理使用。用印时必须向校长办公室提供合同文本和“合同审签单”原件。

第十五条 没有预算的物资设备采购项目、临时增加(不含抢修工程)的维修工程等，必须落实经费来源后，再按合同管理程序办理。

第十六条 部门（单位）以本部门（单位）名义与自然人、法人和其他组织签订合同时，如果合同约定的权利义务不涉及经济往来的，根据本办法第三条规定，由归口管理部门备案；如果合同约定的权利义务涉及经济往来的，按本办法第八条规定处理。

第五章 合同的履行

第十七条 对外合同一经签订，各部门（单位）应严格履行合同义务，并监督合同对方履行合同义务，确保合同全面履行。履行合同时应注意下列事项：

（一）项目使用部门（单位）和合同归口管理部门（单位）必须成立不少于三人以上人员组成的合同验收小组（其中对合同标的额100万元及以上的合同必须成立不少于五人以上人员组成的合同验收小组，涉及师生切身利益的合同须有师生代表参加），合同归口管理部门为组长单位，合同验收小组对合同标的物的数量和质量进行认真验收，验收通过后才能按合同条款付款；

（二）基建项目的竣工验收按国家相关规定执行；

（三）定金和预付款的支付，应当严格按照国家有关规定或合同中的约定执行；

（四）合同核心条款的变更或解除应当由合同归口管理部门（单位）提出，经合同审查小组审核（基建项目经梁林校区扩建工程指挥部审核），送分管校领导或校长审批后执行（其中变更或解除金额达到30万元及以上的，由校长办公会议审定）；

（五）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，报原公证机关备案；

（六）我方接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后，应在15个工作日以内答复，法律、法规及合同另有约定的除外。逾期答复或不予答复，造成学校利益损害的，直接责任人应承担相应责任；

（七）变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查；

（八）经学校授权对外签订合同的部门（单位）应督促合同对方认真履行合同；每年年底，各合同归口管理部门（单位）应将合同的履行情况及存在问题进行梳理，提出处理建议，报学校主管领导。

第十八条 以学校名义签订的合同若发生纠纷，由合同归口管理部门负责处理。处理程序为：由项目使用部门向合同归口管理部门提出处理申请，合同归口管理部门根据纠纷性质组织相关人员及时处理，必要时可提请合同审查小组协助处理；各部门（单位）以本部门（单位）名义签订的合同若发生纠纷，由各部门（单位）负责处理。纠纷能协商解决的，应当订立书面协议协商解决，不能协商解决的，应当在法定的诉讼期内，向人民法院提起诉讼，或根据合同约定，向合同仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。

第十九条 以学校名义签署生效的合同应将合同原件和“合同审签单”各一份交学校办公室备案。各合同归口管理部门（单位）每年年底将该年完成的合同及相关资料（特别是保修单、技术资料等）整理后移交校档案馆。

第二十条 学校办公室每年对全校合同进行分类汇总、整理、分析，定期对学校各部门（单位）所订立的合同及其管理情况进行检查，检查和分析结果向有关部门和校领导通报。

第六章 责任追究

第二十一条 学校所属各部门（单位）及其直接责任人员在订立、履行合同时，因直接责任人员原因导致合同违约的，由其承担民事责任。

第二十二条 学校所属各部门（单位）及其直接责任人员在订立、履行合同时，有下列情形之一的，学校视其情节轻重，给予其行政处分；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任：

（一）没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以学校名义订立合同的；

（二）未经授权，擅自以本部门（单位）的名义订立合同的；

（三）以隐瞒、恶意、欺诈、胁迫手段订立合同，损害学校利益的；

（四）恶意串通，循私舞弊，损害国家、学校利益的；

（五）玩忽职守，损害学校利益的；

（六）不按招投标结果或合同审签单内容签订合同的；

（七）其它违反法律法规、校规行为的。

第二十三条 各合同归口管理部门（单位）每年年底没有及时将该年完成的合同及相关资料移交校档案馆或造成有关资料遗失的（基建合同在项目工期完成后移交），学校视其情节轻重追究当事人责任。

第七章 附 则

第二十四条 各合同归口管理部门（单位）可根据本办法并结合本部门（单位）业务的具体特点制定合同管理实施细则，报校监察处备案。

第二十五条 平湖校区参照本办法执行。

第二十六条 本办法由校监察处负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起施行。原《嘉兴学院合同管理暂行办法》（嘉院发〔2008〕11号）同时废止。

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嘉兴学院办公室 2013年9月2日印发